Internationaal samenwerken: van vertrouwen winnen naar samen ondernemen

Het klinkt als het begin van een slechte romantische komedie. Tijdens het werk werd ik ineens door je aangesproken via Skype. We spraken over het werk en het klikte meteen. Een paar gesprekken later was het tijd om het wat serieuzer te maken. Ik deed je een voorstel en we brachten een paar dagen met elkaar door achter de computer. Jij in Hanoi, ik in Utrecht.

Nee, ik was niet aan het daten met een Vietnamese internetliefde, ik heb het over het begin van mijn eerste internationale samenwerking met een programmeur. Nu, inmiddels vijf jaar later, werk ik nog steeds samen met mijn Vietnamese programmeur die luistert naar de naam Do Trung Kien (kortweg Kien). In de tussentijd heeft hij een heel team aan programmeurs om zich heen verzameld en werken wij samen aan allerlei projecten. In dit artikel zal ik uitleggen hoe ik de samenwerking met mijn Vietnamese programmeurs heb opgezet, heb onderhouden en uitgebouwd. Ik ga in op de problemen die er soms zijn en ik benoem de successen.
 

Fase 1: Het vertrouwen winnen

Ik was net als zelfstandige begonnen toen ik mijn programmeur leerde kennen (2011). Op dat moment kan één slechte ervaring van een van mijn klanten mijn jonge bedrijf nog breken. Ook Kien was net begonnen en zat in hetzelfde schuitje. Dit schepte een band, maar ik kon niet gelijk all-in gaan. Ik begon daarom met wat kleine opdrachten voor Kien en naarmate de tijd vorderde kon ik steeds grotere delen van mijn projecten bij hem kwijt.

Wanneer je ooit besluit om samen te werken met een buitenlandse programmeur, is dit wat mij betreft de manier om het vertrouwen te winnen. Laat een aantal mensen een klein deeltje van een opdracht doen. Gaat dit goed, dan kan je de programmeur geleidelijk aan steeds meer vertrouwen geven. Maak heldere afspraken en houd je hier aan. Aan de andere kant wil je ook dat men 13000 kilometer verderop vertrouwen in je heeft, dus betaal wel echt op tijd aan het einde van de maand. Vietnam is momenteel één van de snelst groeiende economieën van de wereld. Maar nog steeds liggen de uurtarieven voor Nederlandse ondernemers behoorlijk gunstig. Maar goed, je scheept toch wel behoorlijke bedragen over de wereld. Dus vertrouwen moet je geven en krijgen.
 

Fase 2: Het uitbouwen van het vertrouwen

Op een gegeven moment huurde ik Kien standaard een aantal dagen in de week in. Kien werkte nog steeds op dat moment in zijn huis bij zijn ouders thuis met een soms wat matige internetverbinding. Wellicht een van de beste dingen die ik ooit gedaan heb was om Kien een vast salaris te geven (een goed salaris voor Vietnamese begrippen) en te betalen voor kantoorruimte en een betere internetverbinding. Kien gebruikte dit kantoor en de iets grotere financiële ruimte op zijn beurt weer om een andere programmeur aan te trekken die hem kon ondersteunen. Hoe dat in Vietnam vaak gaat, zijn dat familieleden, zwagers, of vrienden. Inmiddels bestaat het groepje uit zes man waar ik gebruik van kan maken.

Na verloop van tijd heb ik de sprong gewaagd en ben ik in het vliegtuig gestapt naar Hanoi. Dit was een bijzondere ervaring, maar heeft ook enorm bijgedragen aan het bouwen van het vertrouwen. Zowel het bezoek aan Hanoi als het betalen van een vast salaris zijn grote investeringen geweest qua vertrouwen, maar deze investeringen hebben zich dubbel en dwars uitbetaald.

Tijdens het werken op afstand is het soms ook moeilijk om elkaar gemotiveerd te houden. Als Kien of een van de andere programmeurs een prachtig staaltje werk had afgeleverd zei ik meestal niet meer dan “Good job!”. Dit is niet motiverend. Even een belletje via Skype om samen een biertje open te trekken werkt veel beter. Is het werk echt fantastisch, dan beloon ik Kien en zijn team bijvoorbeeld met een etentje.
 

Internationaal samenwerken


Fase 3: Moeilijkheden

Natuurlijk zijn er ook wel eens momenten geweest waarin het moeilijk was om samen te werken. Eén van de belangrijkste problemen was het verschil in tijd. Soms belde er een klant met een prangend probleem op een tijd dat Kien al vrij was. Omdat Kien en later ook zijn collega Loc de websites geprogrammeerd had wist hij waarschijnlijk wel waar het probleem zat. Omdat ik de klant niet wilde laten wachten tot de volgende ochtend, heb ik Kien ervan moeten overtuigen om wat langer door te werken ’s avonds dan hij gewend was. Ik merkte gelukkig al snel dat de arbeidsethos superhoog is. Toen ik in Vietnam bijvoorbeeld op enig moment wel weer naar mijn hotel terugwilde, werkten het groepje gerust door. Langere werkdagen is naar mijn beleving niet per definitie meer productiviteit, maar de trouwheid en de wil om problemen aan te pakken is toch wel heel fijn!

Een andere uitdaging is dat het ritme binnen het jaar is anders in Vietnam. Ik was blij verrast toen ik twee dagen voor Kerst een grote opdracht aan Kien had gegeven. Die was de dag na kerst af. Twee maanden later moest ik ineens twee weken wachten op een kleine aanpassing in de positie van een button. De reden: Vietnamees nieuwjaar in februari. Ook op dit gebied moeten we dus rekening houden met elkaars plannen.

Daarnaast kostte het mij wat tijd om uit te vinden hoe je Kien zo ver kreeg om iets te doen wat hij niet deed. In sommige gevallen zag hij de noodzaak van een bepaalde actie niet in. Het kostte wat tijd om Kien duidelijk te maken dat hij zich best uit kan spreken en mee kon denken. Dit doet hij gelukkig wat meer. In andere gevallen hechtte Kien iets meer waarde aan andere bezigheden. Ik kwam er snel achter dat interesse tonen in hem en zijn familie dan op een of andere manier hem over een drempel heen helpt.
 

Fase 4: Samen ondernemen

Inmiddels ben ik een paar keer in Hanoi geweest en werk ik samen met alle leden uit het team van Kien. Als gevolg van de jarenlange investeringen in het vertrouwen over en weer is het alsof Kien en zijn team bij mij om de hoek werken. Ik ken ook de verhalen waar het mis is gegaan met buitenlandse programmeurs, dus ik prijs mij gelukkig.

Het onderlinge vertrouwen is inmiddels zo groot geworden dat het tijd is om de samenwerking nog verder te intensiveren. Daarom zijn we afgelopen jaar begonnen met het opzetten van een nieuw project. Met Alles voor Magento gaan wij de boer op met custom made Magento webwinkels. Met door het team van Kien ontwikkelde Magento extensies zijn we van plan om de Nederlandse en Belgische markt open te breken.

Ik had tien jaar geleden absoluut niet kunnen vermoeden dat ik zo intensief gaan samenwerken met iemand uit een ander land en met zo’n andere cultuur. Maar we doen het. En met dezelfde pijlers als altijd - goede afspraken maken en rekening houden met elkaar – gaat ook Alles voor Magento een succes worden!
 

Heb je vragen naar aanleiding van deze blog?

Bel gerust naar mij via 06 45 60 41 97 of mail naar rene@debeelddenkers.nl